Specifieke privacyverklaring verwerken documenten

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon. Dit betekent dat de informatie direct over iemand gaat of naar deze persoon verwijst.  

We verwerken bij het verwerken documenten alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn: 

• Voorletters
• Achternaam
• Behandelaar
• NAW gegevens
• Onderwerp
• BSN (in geval van een wettelijke taak)
• Geboortedatum
• Eventuele overige gegevens welke mogelijk in de documenten zouden kunnen staan

We verwerken deze gegevens met document management systemen. Dit is de software waarin inkomende en uitgaande documenten worden geregistreerd en gearchiveerd. Deze systemen draaien on premise bij de gemeente Eindhoven en zijn goed beveiligd conform het standaard informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Eindhoven.

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van artikel 6, lid 1, onder c AVG: de Archiefwet van 28 april 1995. 

We verwerken de persoonsgegevens met als doel het op de juiste manier, tijdig en volledig beschikbaar stellen van inkomende documenten, archiefexemplaren van uitgaande documenten en interne documenten om de vindbaarheid van documenten te vergroten en een tijdige en correcte afhandeling te borgen.

We ontvangen de persoonsgegevens vanuit vele verschillende bronnen. Onder andere: inwoners van de gemeente Eindhoven, bedrijven, verenigingen, andere gemeenten (voor inkomende post) en alle sectoren van de gemeente Eindhoven voor uitgaande post.

We delen persoonsgegevens niet met derden. 

De bewaartermijnen worden bepaald door het resultaat van de desbetreffende werkprocessen uit de geldende selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen (verplichting Archiefwet).

Om de persoonsgegevens te beveiligen hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij vastleggen en met wie wij deze delen. Wil je ze inzien? Stuur dan een mail naar privacy@eindhoven.nl  

Daarnaast kunnen wij:  

• je persoonsgegevens veranderen, als je terecht aangeeft dat ze niet juist zijn; 
• je persoonsgegevens verwijderen (onder voorwaarden); 

Je kunt alleen je eigen persoonsgegevens inzien, veranderen of verwijderen. Wij vragen je jezelf te identificeren. Je mag geen gegevens van andere personen inzien.  

Je andere privacy rechten kun je terug vinden op Privacy | Gemeente Eindhoven.

Heb je vragen na het lezen van deze verklaring? Of heb je vragen over de wijze waarop de gemeente met je persoonsgegevens om gaat? Neem dan gerust contact op met ons via privacy@eindhoven.nl.

Heb je vragen over de toepassing en de naleving van de privacywetgeving? Of heb je een klacht over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@eindhoven.nl.

Ben je niet tevreden over de manier waarop je verzoek of klacht is afgehandeld? Dan kun je hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.