Specifieke privacyverklaring uitbesteden post

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon. Dit betekent dat de informatie direct over iemand gaat, of naar deze persoon verwijst.  

We verwerken in het kader van deze verwerking alleen de gegevens die nodig zijn om de post te versturen. Dit zijn:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Geslacht

We verwerken deze persoonsgegevens met een korte beveiligde verbinding via Microsoft naar een cloud-omgeving naar “de Postbode”. De persoonsgegevens die in de brieven zelf verwerkt worden, worden verwerkt vanuit dat proces. Dus als er een brief verstuurd wordt vanuit de WMO, dan wordt in de privacyverklaring van de WMO uitgelegd welke persoonsgegevens daarin worden verwerkt. Denk daarbij ook aan, opleiding, mogelijk financiële situatie, gezondheidsgegevens enz.

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond vanuit de processen waarin brieven verstuurd worden. Deze volgen uit de wettelijke verplichtingen en de publieke taken die de sector Sociaal domein heeft. Bij een aanvraag vanuit de WMO, wordt dan de wettelijke plicht vanuit de WMO aangehouden. Bij brieven die in het kader van de Meedoenbijdrage verstuurd worden, worden op basis van de publiekrechtelijke taak die valt onder de verwerking Minimaregelingen.

We verwerken de persoonsgegevens met als doel: om de briefpost die vanuit de verschillende werkvelden verzonden moeten worden, ook te kunnen verzenden. Zonder persoonsgegevens op de envelop, kunnen er ook geen brieven verstuurd worden.

We delen persoonsgegevens met derden voor het kunnen uitprinten en versturen van de post.

We bewaren de persoonsgegevens enkele dagen om een check op de aangeleverde gegevens te kunnen doen. Na deze controle, worden de gegevens direct uit het aanleverende systeem van de gemeente Eindhoven en van De Postbode verwijderd.

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens de gemeente vastlegt en met wie zij die deelt. Wilt u ze inzien? Stuurt u dan een mail naar privacy@eindhoven.nl.

Daarnaast kunnen wij:

• uw persoonsgegevens veranderen, als u terecht aangeeft dat ze niet juist zijn;
• uw persoonsgegevens verwijderen (onder voorwaarden);
• uw persoonsgegevens verwijderen bij andere instanties, waarmee de gemeente bestanden deelt.

U kunt alleen uw eigen persoonsgegevens inzien, veranderen of verwijderen. Wij vragen u zich te identificeren. U mag geen gegevens van andere personen inzien.

De sector Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuur beveiligt de persoonsgegevens om misbruik en verlies te voorkomen.

Heeft u vragen na het lezen van deze verklaring? Neemt dan gerust contact op met privacy.sd@eindhoven.nl. Heeft u vragen over de wijze waarop de gemeente met je persoonsgegevens om gaat? Neem dan gerust contact op met privacy@eindhoven.nl.

Voor klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven met je persoonsgegevens om gaat kun je contact op nemen met fg@eindhoven.nl of met de Autoriteit Persoonsgegevens.