Specifieke privacyverklaring Uitbesteden post

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken in deze persoonsgegevens van:

• Burgers/ inwoners

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Geslacht

We verwerken deze persoonsgegevens met een korte beveiligde verbinding via Microsoft naar een cloud-omgeving naar “de Postbode”.

De persoonsgegevens die in de brieven zelf verwerkt worden, worden verwerkt vanuit dat proces. Dus als er een brief verstuurd wordt vanuit de Wmo, dan wordt in de privacyverklaring van de Wmo uitgelegd welke persoonsgegevens daarin worden verwerkt. Denk daarbij ook aan, opleiding, mogelijk financiële situatie, gezondheidsgegevens enz.
 

We verkrijgen deze gegevens van:

• De gegevens worden verkregen vanuit de processen binnen het sociaal domein waar het versturen van post onderdeel van is. Dit kan zijn van u als betrokkene, of van externe partijen.
   

We gebruiken de persoonsgegevens voor het versturen van post.

Het proces van het versturen van correspondentie vanuit de Sector Sociaal Domein naar een betrokkene maakt deel uit van de bedrijfsvoering van de gemeente Eindhoven. Het versturen van de poststukken zelf en de noodzaak tot communicatie met de burger volgen uit de wettelijke verplichting en de publieke taken van de sector. De grondslag van de verwerking komt voort uit het proces binnen het sociaal domein waar het versturen van post onderdeel van is.

Als voorbeeld hierbij:
Er wordt vanuit de Wmo een beschikking gestuurd. De grondslag hiervoor is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting. Dit is vastgesteld in de Wmo. Het versturen van post maakt hier onderdeel van uit.
 

We delen de persoonsgegevens met de volgende organisaties:

• Microsoft: om de documenten, via een berichtenservice te kunnen versturen naar De Postbode
• De postbode: om de documenten te kunnen laten printen en in een envelop doen
• Ergon businesspost/ PostNL: om de post te laten bezorgen bij de geadresseerden.
  
   

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

We bewaren de persoonsgegevens tot net na het uitprinten van de documenten. Na digitale controle of de documenten goed zijn afgedrukt, worden de fysieke documenten in enveloppen gedaan, waarna de digitale documenten vernietigd worden. De fysieke brieven worden over gedragen aan de postbezorging.

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.

Bij deze verwerking met betrekking tot het versturen van de post heb je het recht:

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
   

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.
 

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop sector Sociaal Domein van de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.