Specifieke Privacyverklaring Behandelen aanvraag evenementenvergunning

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken bij Behandelen aanvraag evenementenvergunning persoonsgegevens van:

• Burgers/inwoners
• Personen die zijn ingeschreven in een register

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Postcode
• Telefoonnummer
• Email

We verwerken deze persoonsgegevens met Key2vergunningen, Digimak, I-schijf, eDOCS, Word, Excel en Outlook.

Het systeem Key2vergunningen (van leverancier Centric) is het systeem voor het behandelen van vergunningsaanvragen. Het systeem Digimak (van leverancier Respond B.V.) ondersteunt gemeenten en veiligheidsregio's in het evenementen vergunningverleningstraject. Het systeem eDOCS (van leverancier Unisys) is een documentmanagement systemen. Hierin worden archiefwaardige documenten beheerd en bewaard. Met MS Word van leverancier Microsoft, wordt alle relevante correspondentie opgesteld. In MS Excel van leverancier Microsoft, worden alle aanvragen verwerkt/bijgehouden en MS outlook van leverancier Microsoft, wordt gebruikt bij mailverkeer.

We gebruiken de persoonsgegevens voor het behandelen van aanvragen van een vergunning voor evenementen in de openbare ruimte of in een leegstaand pand.

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van een publiekrechtelijke taak (Algemene Plaatselijke Verordening en Gemeentewet).

We ontvangen de persoonsgegevens van burgers/inwoners en personen die zijn ingeschreven in een register zelf.

We delen persoonsgegevens met de politie zodat zij een gedegen veiligheidsadvies kunnen geven. En We delen persoonsgegevens met de brandweer zodat zij een gedegen brandveiligheidsadvies kunnen geven.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

We bewaren de persoonsgegevens maximaal 5 jaar.

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG. 

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens. Bij deze verwerking heb je het recht:

• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
• je persoonsgegevens verwijderen bij andere instanties, waarmee de gemeente bestanden deelt

Gebruik het formulier avg-izageverzoek om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen een maand na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.