Specifieke privacyverklaring Opvang ontheemden uit Oekraïne

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken bij Opvang Ontheemden Oekraïne persoonsgegevens van:

• Medewerkers (inclusief stagiairs, studenten, (tijdelijke) werknemers
• Professionele dienstverleners, enz.
• Burgers/inwoners (Oekraïense Ontheemden)

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:

Proces opvang:

• Naam
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Gezinssamenstelling
• Gegevens over gezondheid
• Gegevens over nationaliteit
• Strafrechtelijke gegevens
   

Proces leefgeld:

• Naam
• Adres, postcode, woonplaats, land
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Prepaidkaartnummer bank
• BSN-nummer
• Gegevens betreffende arbeid, waaronder inkomensgegevens
• Incidenteel strafrechtelijke gegevens
   

Proces eigen bijdrage:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Land
• Postcode
• Telefoonnummer
• Email
• Geboortedatum of leeftijd
• Geslacht
• Gezinssamenstelling
• Gegevens over iemands financiële of economische situatie 
• Door de overheid uitgegeven identificatie nummers (ID nr). zoals BSN, student/onderwijs-nummer 

Op grond van de Regeling opvang ontheemden Oekraïne draagt het college van burgemeester en wethouders zorg voor de opvang van ontheemden, waaronder:

• het aanbieden van een passende opvang; 
• het uitkeren van een maandelijkse financiële toelage voor voeding, kleding en andere persoonlijke uitgaven (leefgeld); 
• het opleggen van een maandelijkse bijdrage voor gas, water en elektriciteit in de gemeentelijke opvang in geval van inkomsten (eigen bijdrage).
   

We hebben persoonsgegevens nodig om deze processen uit te voeren. 

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van een wettelijke verplichting en het uitoefenen van het algemeen belang.

We ontvangen de persoonsgegevens van de betrokkenen zelf.

We delen persoonsgegevens met de veiligheidsregio en verschillende opvanglocaties voor de juiste coördinatie van de opvang. We delen geen persoonsgegevens met andere partijen voor de processen leefgeld en eigen bijdrage.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

We bewaren de persoonsgegevens:

• Proces opvang: 5 jaar
• Proces leefgeld: 7 jaar
• Proces eigen bijdrage: 7 jaar

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG. 

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.

Bij deze verwerking heb je het recht: 

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien;
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn;
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen;
• om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken;
• om bezwaar te maken tegen de verwerking.
   

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen een maand na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons. 

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens bij een taak van algemeen belang of een gerechtvaardigd belang. Bij deze verwerking is dat het geval. Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens dan maken wij als gemeente een afweging. Dit is een afweging tussen de belangen van de gemeente en jouw rechten/belangen. Hoe je bezwaar kunt maken, vind je op de pagina Bezwaar op gemeentebesluiten.

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.