Wat is een persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon. Dit betekent dat de informatie direct over iemand gaat, of naar deze persoon verwijst.
Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente Eindhoven bij het behandelen van klachten over bestuurders/ambtenaren?
De gemeente verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:
- Naam
- Adres
- Woonplaats
- Land
- Postcode
- Telefoonnummer (indien aangeleverd)
- Email (indien aangeleverd)
Er wordt regelmatig ongevraagde informatie meegestuurd die niet altijd relevant is voor de behandeling van de klacht, zoals bijv. kentekengegevens, nationaliteit of gegevens over iemands seksuele geaardheid en gedrag. Deze worden wel standaard bij binnenkomst opgeslagen in Silverdocs, maar verder niet verwerkt of gedeeld.
De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens met eDOCS, Octopus en in MS Word:
- Systeem eDOCS, van leverancier Unisys, is een documentmanagement systemen. Hierin worden archiefwaardige documenten beheerd en bewaard.
- In Octopus, van leverancier Truelime, wordt het verloop van het proces van bezwaar en beroep vastgelegd.
- Met MS Word van leverancier Microsoft, wordt alle correspondentie opgesteld.
Grondslag
De gemeente Eindhoven verwerkt deze persoonsgegevens op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB).
Doel van het verwerken van persoonsgegevens
De gemeente Eindhoven verwerkt de persoonsgegevens met als doel: “het behandelen van klachten over bestuurders en ambtenaren en anderen die onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Eindhoven werken”.
Delen met derden
Afhankelijk van de inhoud van de klacht deelt de gemeente Eindhoven de persoonsgegevens met de Ombudscommissie Eindhoven, WIJeindhoven, Cure of Politie Oost-Brabant.
Bewaren persoonsgegevens
De gemeente Eindhoven bewaart de persoonsgegevens maximaal 5 jaar.
Rechten
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens de gemeente Eindhoven vastlegt en met wie zij die deelt. Wil je ze inzien? Stuur dan een mail naar privacy@eindhoven.nl. Daarnaast kunnen wij:
- jouw persoonsgegevens veranderen, als je terecht aangeeft dat ze niet juist zijn;
- jouw persoonsgegevens verwijderen (onder voorwaarden);
- jouw persoonsgegevens verwijderen bij andere instanties, waarmee de gemeente bestanden deelt.
Je kunt alleen je eigen persoonsgegevens inzien, veranderen of verwijderen. Wij vragen je om je te identificeren. Je mag geen gegevens van andere personen inzien.
Beveiliging en bescherming van gegevens
De gemeente Eindhoven beveiligt de persoonsgegevens om misbruik en verlies te voorkomen.
Contact
Heeft je vragen na het lezen van deze verklaring? Neem dan gerust contact op met privacy@eindhoven.nl.