Specifieke privacyverklaring Behandelen bezwaar op gemeentebesluiten

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst.  

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen. 

Wij verwerken bij Behandelen bezwaar op gemeentebesluiten persoonsgegevens van: 

• Medewerkers (inclusief stagiairs, studenten, (tijdelijke) werknemers, professionele dienstverleners, enz.)
•  Voormalige werknemers (incl. gepensioneerde werknemers)
•  Inwoners met een minimum inkomen
•  Burgers/inwoners
• Medewerkers (inclusief stagiairs, studenten, (tijdelijke) werknemers, professionele dienstverleners, enz.)
•  Voormalige werknemers (incl. gepensioneerde werknemers)
•  Inwoners met een minimum inkomen
•  Burgers/inwoners

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn: 

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Postcode
• Telefoonnummer
• Email
• Gegevens over iemands financiële of economische situatie
• Kentekengegevens
• Door de overheid uitgegeven identificatie nummers (op grond van de Algemene wet bestuursrecht)
• (kopieën van) Identiteitsbewijzen zoals rijbewijs of paspoort)
• Pasfoto
• IBAN nummer (afhankelijk van het onderwerp van de zaak)
• Nationaliteit
• Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
• Gegevens over gezondheid

Het betreft hier in beginsel gegevens die de aanvrager zelf aanlevert bij het indienen van een aanvraag. Niet voor alle bezwaren worden deze persoonsgegevens verwerkt dan wel zijn ze relevant. Dit hangt af van het onderwerp van de zaak. In bezwaar wordt een heroverweging gemaakt van wat er in het primaire proces is besloten. Wel kunnen nog aanvullende stukken opgevraagd worden. Dat gebeurt incidenteel.

We verwerken deze persoonsgegevens met  DIS, Octopus, eDOCS, MS Outlook, MS Excel, MS Word en papieren dossiers. 

Het systeem eDOCS, van leverancier Unisys, en DIS van leverancier OIS (Olveco Informatica Services), zijn documentmanagement systemen. Hierin worden archiefwaardige documenten beheerd en bewaard. In Octopus, van leverancier Truelime, wordt het verloop van het proces van bezwaar en beroep vastgelegd.

Met MS Word van leverancier Microsoft, wordt alle relevante correspondentie opgesteld.

We gebruiken de persoonsgegevens voor het behandelen van bezwaar- en (hoger) beroepschriften. 

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van een wettelijke verplichting en vanwege een publiekrechtelijke taak (Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), artikel 6:5). 

We ontvangen de persoonsgegevens van betrokkenen zelf en van andere partijen zoals gemachtigden (advocaten en bewindvoerders), ketenpartners, vakafdelingen.

Afhankelijk van de inhoud van het bezwaarschrift deelt de gemeente Eindhoven persoonsgegevens met belanghebbenden, de Bezwarencommissie Eindhoven, Centrale Raad van Beroep, Rechtbank Oost-Brabant, Raad van State of de Hoge Raad.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

We bewaren de persoonsgegevens maximaal 5 jaar. 

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG.  

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens. 

Bij deze verwerking heb je het recht:  

• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn 
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
• om je persoonsgegevens te laten verwijderen bij andere instanties, waarmee de gemeente bestanden deelt 

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons.  

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien. 

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). 

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).  

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.