Wanneer vraag ik een evenementenvergunning aan en wanneer hoef ik alleen een melding te doen?
Voor het organiseren van een evenement heb je een evenementenvergunning nodig. Organiseer je een klein evenement voor minder dan 250 bezoekers? Dan is het doen van een melding vaak voldoende. Verder mag het evenement niet langer duren dan één dag en vindt het evenement plaats tussen de in het besluit genoemde tijden. Vul de beslisboom 'Evenement organiseren: vergunning of niet?' in om te bepalen of je een evenementenvergunning nodig hebt of dat het melden van een evenement voldoende is.
Hoe vraag ik een evenementenvergunning aan?
Vul het ‘Aanvraagformulier evenementenvergunning’ helemaal in. Kijk voor je begint eerst op de website van Eindhoven247. Daar vind je een toelichting op het aanvraagformulier. Hierin staan alle vragen die in het formulier gesteld worden en welke bijlagen je moet toevoegen.
Hoe ver voor het evenement moet ik de vergunning aanvragen?
De termijn hangt af van de grootte, het karakter en de plaats van je evenement. De termijnen op een volledige aanvraag (met alle noodzakelijke bijlagen) zijn:
- Standaard evenement (categorie A): uiterlijk 8 weken voor het evenement.
- Evenement met verhoogde aandacht (categorie B): uiterlijk 10 weken voor het evenement.
- Risico-evenementen (categorie C): uiterlijk 12 weken voor het evenement.
Je kunt op zijn vroegst 26 weken voor de start van het evenement een evenementenvergunning aanvragen.
De categorie van het evenement wordt bepaald na het doen van een behandelscan. Dit wordt gedaan op basis van de definitieve vergunningsaanvraag. De behandelscan kijkt naar het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel van het evenement.
Wanneer wordt de vergunning op zijn laatst afgegeven?
De afgifte van vergunningen hangt af van de grootte, het karakter en de plaats van je evenement. We streven naar de volgende afhandeltermijnen:
- Standaard evenement (categorie A): 4 weken voor het evenement
- Evenement met verhoogde aandacht (categorie B): 6 weken voor het evenement.
- Risico-evenementen (categorie C): 6 weken voor het evenement.
De categorie van het evenement wordt bepaald na het doen van een behandelscan. Dit wordt gedaan op basis van de definitieve vergunningsaanvraag. De behandelscan kijkt naar het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel van het evenement.
Wat moet ik met mijn aanvraag meesturen?
De gegevens die je moet meesturen, hangen af van de grootte, het karakter en de plaats van je evenement. De volgende gegevens moet je op zijn minst meesturen. Het hangt af van het evenement of er ook andere plannen nodig zijn.
- Standaard evenement (categorie A):
- Geheel ingevuld en ondertekend aanvraagformulier
- Draaiboek/Veiligheidsplan. Je kunt het Format Veiligheidsplan A gebruiken voor het opstellen van het veiligheidsplan. Je vindt dit format onderaan de tekst.
- Indelingstekening met legenda.
- Verkeerstekening (alleen bij wegafsluitingen)
- (andere plannen)
- Evenement met verhoogde aandacht (categorie B):
- Geheel ingevuld en ondertekend aanvraagformulier
- Draaiboek
- Veiligheidsplan
- Indelingstekening met legenda
- Verkeerstekening (alleen bij wegafsluitingen)
- Mobiliteitsplan
- Als er wegen worden afgesloten;
- Als er verkeersregelaars worden ingezet en/of;
- Als het bezoekersaantal waarschijnlijk meer dan 1000 is.
- Zorgplan
- Risico-evenementen (categorie C):
- Geheel ingevuld en ondertekend aanvraagformulier
- Draaiboek
- Veiligheidsplan
- Indelingstekening met legenda
- Calamiteitenplan
- Verkeerstekening (alleen bij wegafsluitingen)
- Mobiliteitsplan
- Als er wegen worden afgesloten;
- Als er verkeersregelaars worden ingezet en/of;
- Als het bezoekersaantal waarschijnlijk meer dan 1000 is.
- Zorgplan
De categorie van het evenement wordt bepaald na het doen van een behandelscan. Dit wordt gedaan op basis van de definitieve vergunningsaanvraag. De behandelscan kijkt naar het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel van het evenement.
Wij verwachten dat je woningen en bedrijven in een straal van 200 meter rondom het evenement informeert. Stuur uiterlijk 10 dagen voor het evenement een bewonersbrief. Je kunt hiervoor onderstaand voorbeeld met verdere uitleg gebruiken.
-
Format Veiligheidsplan A (Invulbaar) (1.37 MB)
-
Bewonersbrief (voorbeeld) (164.94 KB)
Wil je een voetbalvergunning aanvragen?
Dat kan met het formulier voor een voetbalvergunning.
Hoeveel betaal ik voor een evenementenvergunning?
De kosten hangen af van de grootte, het karakter en de plaats van je evenement:
- Standaard evenement (categorie A): € 500,-
- Evenement met verhoogde aandacht (categorie B): € 2.500,-
- Risico-evenementen (categorie C): € 25.000,-*
De categorie van het evenement wordt bepaald na het doen van een behandelscan. Dit wordt gedaan op basis van de definitieve vergunningsaanvraag. De behandelscan kijkt naar het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel van het evenement.
*Bij jaarlijks terugkerende categorie C-evenementen geldt een gereduceerd tarief als het gaat om een aanvraag van eenzelfde evenement waarvoor in elk van de twee voorgaande kalenderjaren een vergunning is verleend.
Zijn er nog andere zaken waar ik toestemming voor moet vragen?
Soms heb je naast een evenementenvergunning ook toestemming nodig voor andere zaken. Denk hierbij aan:
Op grond waarvan kan mijn aanvraag worden geweigerd?
- Als er risico’s zijn voor de openbare orde en veiligheid.
- Als er risico’s zijn voor de volksgezondheid en milieu.
- Bij een andere aanvraag of vooraankondiging voor dezelfde datum en locatie.
- Bij een te laat ingediende of onvolledige aanvraag.
Het lukt niet om de evenementenvergunning online aan te vragen. Wat moet ik nu doen?
Je kunt contact opnemen door een e-mail te sturen naar evenementen@eindhoven.nl. Of bel het Klantcontactcentrum via 14040 en vraag naar het cluster evenementen van de afdeling Expertise Veiligheid.
Ik besluit na 1 oktober om een evenement te organiseren. Kan ik me nog aanmelden voor de reserveringskalender?
Je kunt ook na 1 oktober nog een vergunning aanvragen. Wel vragen we je het evenement alsnog aan te melden op de evenementenreserveringskalender op de website van Eindhoven247.
De organisatoren die zich vóór 1 oktober aangemeld hebben, krijgen wel voorrang op de aanmeldingen die na 1 oktober binnenkomen. Na 1 oktober geldt de regel ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’.
Ik heb nog vragen, kan ik contact opnemen?
Heb je vragen over je aanvraag of het besluit? In de ontvangstbevestiging van de aanvraag staan de gegevens van je contactpersoon bij de gemeente.
Als er geen gegevens bekend zijn dan kun je mailen naar evenementen@eindhoven.nl. Je kunt ook iedere werkdag tussen 09.00 en 11.00 uur bellen naar 14040 en vragen naar het cluster evenementen van de afdeling Expertise Veiligheid.
Heb je nog geen aanvraag ingediend dan kun je contact opnemen met Eindhoven247. Mail naar info@eindhoven247.nl of bel met het loket evenementen 040 - 707 40 49.